Изображения
Цвета сайта
Шрифт

Официальный сайт Администрации Топилинского сельского поселения

Регламент работы Администрации

Приложение 2
к решению Собрания депутатов
Топилинского сельского поселения
от 30.03.2010 г. № 107

 

РЕГЛАМЕНТ
работы  Администрации Топилинского сельского поселения

I. Общие положения

1. В соответствии с принятым Уставом  МО «Топилинское сельское поселение»  Администрация Топилинского сельского поселения  является исполнительно-распорядительным органом  местного самоуправления.

2. В своей деятельности Администрация Топилинского сельского поселения    руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- федеральными законами;

- Уставом Ростовской области, законами Ростовской области,

-Уставом  МО " Топилинское сельское поселение ",  Положением о  Администрации Топилинского сельского поселения , настоящим Регламентом.

3. Возглавляет  Администрацию Топилинского сельского поселения , руководит ею на принципах единоначалия Глава Топилинского сельского поселения. Глава Топилинского сельского поселения  утверждает штатное расписание Администрации Топилинского сельского поселения, в пределах бюджетного финансирования.

        4.Глава Топилинского сельского поселения :

           - организует работу администрации поселения;

           - назначает и увольняет работников администрации поселения.

           - ведет прием граждан по вопросам, относящихся к его роду деятельности.

           - решает иные вопросы в соответствии с действующим Федеральным и Областным                    законодательством, Уставом  МО " Топилинское сельское поселение ".

           -  в пределах своей компетенции издает постановления, распоряжения.

         5. Сотрудники  Администрации Топилинского сельского поселения  выполняют свои функции в соответствии с распределением обязанностей, утвержденных Главой   Топилинского сельского поселения .

         6. В случае временного отсутствия Главы  Топилинского сельского поселения  исполнение его обязанностей возлагается на  начальника сектора экономики и финансов администрации.

         7. Сотрудники  Администрации Топилинского сельского поселения  несут ответственность за выполнение требований настоящего регламента, сохранность документов, неразглашение содержащейся в ней служебной и конфиденциальной информации.

 II. Организация работы с кадрами

1. Глава Топилинского сельского поселения  утверждает штатное расписание в пределах установленной  численности работников и фонда оплаты труда.

2. Прием на работу оформляется распоряжением по личному составу Администрации Топилинского сельского поселения, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание распоряжения  должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Распоряжение работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного распоряжения.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

3. Формирование штатов   Администрации Топилинского сельского поселения  производится на основе индивидуального подбора кадров с использованием резерва на выдвижение.

4.  Распоряжения по личному составу Главы  Топилинского сельского поселения   по назначению на муниципальные должности муниципальной службы  готовятся  после представления следующих документов:

- личного заявления на имя Главы  Топилинского сельского поселения о приеме на должность;

- трудового договора;

- паспорта;

- анкеты;

- автобиографии;

- копий документов, подтверждающих профессиональное образование;

5. Для решения вопросов присвоения квалификационных разрядов проводится аттестация, порядок и условия которой определяются федеральными и областными законами.

III.  Планирование работы

1. В целях обеспечения выполнения полномочий Администрации Топилинского сельского поселения , координации деятельности с муниципальными учреждениями и хозяйствующими субъектами  разрабатываются следующие планы работы: годовой, месячный.

2. Проекты планов работы  Администрации Топилинского сельского поселения  формируются на основе предложений специалистов Администрации поселения, руководителей муниципальных учреждений.

 

3. В планы работы  включаются :

   - вопросы для внесения на заседания Собрания депутатов Топилинского сельского поселения;

   - организационные мероприятия;

   - собрания  граждан;

   - встречи с руководителями хозяйствующих субъектов;

   - вопросы совместного проживания с турецкой диаспорой;

   - контроль исполнения распорядительных документов, нормативно правовых актов;

   - контроль и выполнение целевых программ ;

   - благоустройство и озеленение территории;

   - содействие развитию ЛПХ.

4. Вопросы, включаемые в план работы, должны излагаться четко и грамотно с указанием места и времени их рассмотрения, указанием ответственных.

5. Планы работы вывешиваются в информационных уголках сельской администрации, сельских библиотек.

6. Контроль за выполнением планов работы осуществляет Глава  Топилинского сельского поселения.

7. Еженедельно проводятся планерки- совещания в соответствии с планами.

1V. Подготовка, оформление и издание постановлений,  распоряжений  Главы  Топилинского сельского поселения.

1.  Администрация Топилинского сельского поселения  издает постановления,  распоряжения по основной деятельности, распоряжения по личному составу, распоряжения по командировкам и отпускам,  которые подлежат обязательному документальному оформлению.

Постановления  издаются по вопросам:

- определения основных направлений деятельности Администрации поселения;

- социально-экономического развития Топилинского сельского поселения  и социальной защиты населения;

- утверждения положений;

- передачи имущества;

- землепользования;

- жилищного строительства;

- финансовым;

- социально значимым вопросам.

В случае необходимости в постановления,  распоряжения  могут быть внесены изменения и дополнения. Вносятся они соответствующими актами.

Подготовка постановлений, распоряжений осуществляется на основании поручения Главы  Топилинского сельского поселения .

2. Правом вносить проекты постановлений, распоряжений обладают:

-  все специалисты администрации поселения.

3. На основании полученного поручения должностное лицо определяет исполнителей и сроки подготовки проекта.

4. Срок подготовки проектов постановлений, распоряжений  (от поручения на подготовку до передачи на подпись) устанавливается  Главой  Топилинского сельского поселения .

5. Ответственность за качество подготовки проектов актов нормативно-правовых, распорядительных документов,  возлагается на ведущего специалиста по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству.

6. Проекты постановлений, распоряжений  должны отвечать следующим требованиям:

- соответствовать действующему законодательству, Уставу МО «Топилинское сельское поселение», ранее принятым нормативным документам Администрации  Топилинского сельского поселения .

- быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

- содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

- содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, а также пункт возложения контроля за их исполнением на должностных лиц.

Если принимаемые  постановления, распоряжения  исключают действие ранее принятых нормативных актов, они должны содержать пункт о признании их утратившими силу.

При необходимости в документах делается ссылка на соответствующие нормативные акты.

К проекту постановления, распоряжения  должны быть приложены все необходимые документы (подлинники или надлежаще заверенные копии), позволяющие достоверно установить правомерность принятия постановления, распоряжения. При необходимости получения отсутствующих документов либо нормативных или иных правовых актов, без которых невозможно осуществить правовую экспертизу документа, проект возвращается исполнителю.

Если проект постановления, распоряжения предусматривает обращение с ходатайством, к нему должен быть приложен проект соответствующего письма (ходатайства).

Постановления, распоряжения, принимаемые во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений федеральных и областных органов власти и управления, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.

При внесении проектов  распоряжений, требующих решения  Собрания депутатов Топилинского сельского поселения, одновременно представляются проект распоряжений  и необходимые документы к ним.

Распоряжения, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой расходы из бюджета, не предусмотренные в нем на текущий финансовый год, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

Если в тексте документа имеются приложения, то делается ссылка "согласно приложению" или "прилагается", при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами 1, 2, 3 и т. д.

Объем распоряжений не должен превышать 3 страниц и приложений к ним - не более 5 страниц.

8. Проекты документов могут быть признаны Главой Топилинского сельского поселения не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:

- низкого качества исполнения текста;

- отсутствия необходимых согласований должностных лиц, органов, организаций;

- отрицательных выводов экспертизы;

- отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления контроля;

- не устраненных принципиальных разногласий по проекту документа;

- несоответствия положениям настоящего  Регламента.

9. Исполнитель организует согласование и визирование проекта. Проект  постановления, распоряжения   визируют:

- исполнитель, готовивший проект документа;

- Глава Топилинского сельского поселения.

Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку его фамилии, должность и дату.

Не допускается отказ от визирования, а также внесение каких-либо исправлений или дополнений непосредственно в тексте проекта документа.

Особое мнение (замечание) должностного лица, визирующего документ, излагается отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа.

При выявлении несоответствия представленного проекта действующему законодательству составляется письменное заключение.

Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию заинтересованными должностными лицами. 

V. Порядок работы с постановлениями, распоряжениями Администрации
Топилинского сельского поселения 

1. Подписанные постановления, распоряжения  Администрации  Топилинского сельского поселения   вместе со всеми приобщенными к ним в процессе подготовки материалами и списком рассылки передаются:

 - муниципальным учреждениям;

 - хозяйствующим субъектам;

 - библиотекам.

Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 5-дневный срок (рабочие дни) после подписания.

В необходимых случаях к списку рассылки прилагаются полные и точные адреса получателей, которые представляют работники, готовившие проект документа.

2.Постановления, распоряжения   Администрации поселения  издаются с соблюдением  регистрации  для каждого вида документа, которая ведется с начала и до конца календарного года.

3.Постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы. Ответственность за это возлагается на специалистов.

4. В случае необходимости замена или возврат ранее разосланных документов производится по указанию Главы поселения.

5. Подлинники постановлений, распоряжений  Администрации Топилинского сельского  поселения  хранятся в администрации  в течение двух лет, а затем сдаются в архивную службу.

Документы для ознакомления выдаются сотрудникам администрации, депутатам Топилинского сельского поселения  по их требованию, а другим лицам - с разрешения Главы Топилинского сельского поселения.

6. Передача подписанных подлинников актов Администрации  поселения не допускается. Снятие копий с документов по заявкам организаций и граждан возможно по разрешению Главы Топилинского сельского поселения. Количество отснятых копий указывается в листе рассылки. Передача копий нормативных актов представителям средств массовой информации осуществляется специалистами.

VI. Порядок подготовки, согласования, учета договоров,
заключаемых  Администрацией Топилинского сельского поселения

Подготовленный в 2-х экз. договор (если иное количество не предусмотрено в тексте договора)  регистрируется.

Затем передается на подпись Главе Топилинского сельского поселения  или, в его отсутствие, начальнику сектора экономики и финансов.

После подписания договор  скрепляется  печатью.

Один экземпляр направляется в организацию, другой - в бухгалтерию  Администрации Топилинского сельского поселения для работы.

Ответственность за правильность составления договоров возлагается на специалиста по экономике.

Ответственность за учет и своевременность оплаты возлагается на бухгалтерию.  

VII. Подготовка служебных документов

1. При подготовке и оформлении документов работники администрации руководствуются следующими основными требованиями.

Документы (письма, справки, информации, телеграммы и т. д.) печатаются на бланках установленного образца в Администрации Топилинского сельского  поселения.

К документу объемом более одной страницы составляется заголовок. Заголовок к тексту формируется составителем документа. Заголовок должен отвечать на вопрос: "О чем?", кратко и точно выражать основную мысль, содержание документа. Слова "заголовок" и "содержание" не указываются.

Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований. Объективность документальной  информации должна сочетаться с ясностью изложения.

На исходящих документах (справках, письмах) необходимо указывать фамилию исполнителя и номер его служебного телефона в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Эта отметка предназначена для повышения оперативности в работе, поскольку нередко возникает потребность установить непосредственный контакт с лицом, готовившим документ. Сведения об исполнителе повышают ответственность за качество подготовки проекта документа.

Исходящие документы отправляются с подлинной подписью. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

В письмах-ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. При подписании документа указывается должность (полное наименование) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией.

Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом не допускается.

Датой документа является дата его подписания или утверждения.

2. Подготовка проектов писем в вышестоящие организации возлагается на специалистов администрации.

3. Телеграммы подписываются  Главой  Топилинского сельского поселения.

Проект текста телеграммы визируется исполнителем на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

4. Письма и телеграммы печатаются и тиражируются в зависимости от количества адресатов. 

VIII. . Организация работы со служебными документами

1. Документы, поступившие в администрацию поселения, принимаются и регистрируются ведущим специалистом по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству. Полученная корреспонденция вскрывается, за исключением  адресованной лично, и проверяется целостность вложения. Почта, адресованная или доставленная ошибочно, возвращается или пересылается в учреждение, которому она предназначена.

Ведущий специалист  по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам и определяет документы, подлежащие регистрации.

2. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующие по своему характеру решения или ответа.

3. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, проспекты с научно-технической информацией, документы по заключению договоров, объяснительные записки, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты, счета, бланки и другие документы.

4. Письменные обращения граждан  специалист  регистрирует   в день их поступления.

Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнении хранится не менее 5 лет.

5. На всех документах при первоначальной обработке проставляется регистрационный штамп на нижнем поле 1-й страницы и ставится дата получения и входящий номер документа.

6. После регистрации служебные документы в тот же день доставляются  Главе   Топилинского сельского поселения.

Телеграммы и документы, переданные по факсу, доставляются по назначению не позднее чем через час после получения.

7. Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях. Резолюция проставляется на отдельном листке для резолюций или на самом документе на любой свободной от текста площади. Резолюция должна содержать фамилию, имя, отчество исполнителя, задание - указание о порядке и характере исполнения, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату.

8. На  документе не должно быть более одной резолюции.

9. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, которому передается подлинник документа. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.

10. Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.

11. Передача документов от одного исполнителя к другому производится только через Главу Топилинского сельского поселения.

12. В случае, когда в резолюции не указан срок его исполнения, максимальный срок исполнения документа составляет 30 календарных дней с момента регистрации.

1Х. Порядок рассмотрения письменных обращений и 
организация личного приема граждан

1. Письменные предложения, заявления и жалобы граждан принимаются и регистрируются   ведущим  специалистом по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству.

Обращения, передаваемые гражданами во время личного приема, принимаются лицом, осуществляющим прием, и регистрируются ведущим специалистом по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству.

        Поступившие в адрес специалистов Администрации поселения  письма с пометкой "Лично", правильно указанными фамилией, инициалами и адресом, не вскрываются. Они передаются непосредственно специалисту, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция передается ведущему специалисту по     регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству, с резолюцией специалиста, получившего данную корреспонденцию, для дальнейшего прохождения.

2.  Все письма проверяются на повторность поступления. Если обращение является повторным, материалы по первому обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы.

Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения и направления ответа заявителю проводит должностное лицо, указанное первым.

4.Контроль за исполнением поручений, данных Главой  Топилинского сельского поселения   по обращениям граждан, осуществляется ведущим специалистом по  регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству.

        5.Исполнитель готовит информацию с четким докладом по затронутым вопросам или, если вопрос полностью не решен, с просьбой о продлении срока исполнения. С пометкой "В дело" информация возвращается  для снятия с контроля.

Персональную ответственность за сохранность материалов несет исполнитель, указанный первым в поручении.

6. Поступившие письма членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы РФ и Законодательного Собрания области, отражающие обращения к ним граждан, передаются ведущему специалисту по  регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству  для регистрации. При регистрации указывается, откуда поступило письмо.

7. Непосредственное исполнение обращений граждан поручается специалистам Администрации поселения. В необходимых случаях для рассмотрения обращений создаются комиссии в составе ответственных работников Администрации поселения. В этих проверках могут принимать участие сами заявители.

8. Ответы гражданам о принятых по их обращениям мерах осуществляют руководители органов, в которые направлены эти обращения на рассмотрение, в установленные сроки. Копия ответа и заявление граждан передаются ведущему  специалисту по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству   для отметки  и снятия с контроля.

9. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в Администрацию поселения, подлежат рассмотрению в срок до одного месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней.

Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, а также обращения лиц, имеющих психические заболевания (если имеются на то соответствующие подтверждения).

10. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы, на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной или устной форме.

Ответы на обращения граждан подписываются Главой Топилинского сельского поселения.

11. Ответственность за организацию контроля  исполнения поступивших в Администрацию поселения  обращений граждан возлагается на ведущего специалиста по  регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству.

        12. Личный прием граждан осуществляется Главой  Топилинского сельского поселения  и начальниками  секторов.  Время приемов устанавливается согласно графика.

График приема вывешивается на доступном для обозрения месте.

13. Учет обращений граждан и контроль за их исполнением  ведется ведущим специалистом по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству.

        14. Прием граждан по личным вопросам Главой Администрации района  и его заместителями  в сельских администрациях проводится по графику приема. Сельская администрация  информирует жителей о приеме,  организует прием граждан.

15. Учет обращений граждан на встречах и выездных приемах в составе информационных групп возлагаются на  Главу Топилинского сельского  поселения.

16. Ведущий специалист по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству ежеквартально готовит анализ письменных и устных обращений граждан, результатов рассмотрения обращений граждан, поступивших в Администрацию поселения.

Х. Организация контроля и проверки исполнения документов

          Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие порученческие пункты,  требующие принятия решения и (или)
выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные и другие документы.

            Контролю подлежат:

          - постановления, распоряжения Главы  Топилинского сельского поселения , решения  Собрания депутатов;

           - запросы депутатов, письма и обращения граждан.

          На контроль могут ставиться и другие документы по распоряжению Главы   Топилинского сельского поселения.

           Контроль исполнения правовых актов  осуществляют должностные лица, на которых Главой  Топилинского сельского поселения   возложен контроль за исполнением непосредственно в тексте документа или в резолюциях по исполнению документа.

          Если контроль за выполнением возлагается на нескольких должностных лиц или структурных подразделений, то определение порядка работы над документом для каждого исполнителя,  отчетность за реализацию указов, постановлений, распоряжений, законов и других подконтрольных документов возлагается на должностное лицо, записанное первым. Организация и контроль исполнения отдельных пунктов могут поручаться различным должностным лицам.

          Специалисты администрации поселения несут ответственность за исполнение контролируемых документов.

          Информация о ходе выполнения или о выполнении контролируемого документа должна быть конкретной, расположенной по очередности пунктов документа, и полной по каждому вопросу, с указанием принимаемых конкретных мер по реализации данных документов.

          Должностные лица, обеспечивающие фактическое исполнение документов или отдельных их пунктов (мероприятий), ответственны за своевременное, достоверное и объективное обобщение хода выполнения документов и представленного по ним информационного материала в вышестоящие органы.

          Несоблюдение сроков отчетности или неполнота представляемых сведений считается нарушением хода выполнения постановления, распоряжения, закона, решения, поручения, о чем ставится в известность Глава  Топилинского сельского поселения  в  информации, представляемой соответствующими структурами.

          Если в процессе реализации документов, выясняется невозможность соблюдения указанного срока, то лицом, ответственным за выполнение данного документа, готовится на имя  Главы Топилинского сельского поселения (в зависимости от вида документа) аргументированное представление о продлении срока действия данного документа или о снятии его с контроля в связи с объективной невозможностью его дальнейшего выполнения.

          Продление срока исполнения документа или отдельных его положений должно быть оформлено, не менее чем за три дня до истечения срока его выполнения.

          Сроки исполнения контролируемых документов указываются в текстах документов или резолюциях; исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления в Администрацию поселения.

          Сроки представления промежуточной или конечной информации о ходе выполнения определяются Главой  Топилинского сельского поселения .

          Документы,  срок исполнения которых не указан, исполняются,  в течение месяца со дня регистрации документа в Администрации поселения.

          Поручения с пометкой "Срочно" исполняются не позднее чем  в 5-дневный срок, если не указан конкретный срок.

          Сроки исполнения документов, установленные Главой  Топилинского сельского поселения , могут быть изменены только им.

          При организации исполнения постановлений, распоряжений,  резолюций и поручений Главы  Топилинского сельского поселения  могут применяться следующие меры упреждающего (промежуточного) контроля:

          -  оформление контрольного дела для постановлений, распоряжений;

          - разработка планов и  мероприятий с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение поручения;

          - направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятии мер по выполнению поручения. В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение поручений, в промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и меры, принимаемые по обеспечению своевременного их выполнения;

          - проведение контрольных проверок хода исполнения поручений;

          - заслушивание на оперативных совещаниях либо специальных заседаниях сообщений должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручения;

          - внесение предложений относительно должностных лиц, допускающих факты несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений.

            Снятие документов с контроля осуществляется после их полного исполнения на основании распоряжения или резолюции Главы Топилинского сельского поселения.

          После исполнения постановления, распоряжения или по истечении срока его действия  готовится проект распоряжения  о снятии контролируемых актов с контроля.

Свидетельством исполнения является наличие подготовленного исполнителем документа (справки) об исполнении с резолюциями Главы  Топилинского сельского поселения   "В дело" или "Снять с контроля".

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:

          - краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, слова: "В дело". Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа.

          Снять документ с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению.

Х1. Контроль исполнения поручений
 Главы  Топилинского сельского поселения.

        1. Письменные поручения с резолюциями Главы  Топилинского сельского поселения  направляются ведущим специалистом по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству,  указанному  в них адресату.  Если поручение дается нескольким должностным лицам, то ответственность за исполнение этого поручения возлагается на записанного в резолюции первым. Ответ должен быть ими завизирован или согласован по телефону, о чем ответственный за исполнение должен  сделать соответствующую запись.

          На каждый документ, подлежащий контролю,  заполняется учетно-контрольная карточка, которая передается специалисту.

          На документы с длительными сроками исполнения (более двух месяцев) оформляются контрольные дела, в которые помещаются ксерокопия документа, планы  мероприятий по исполнению документа, информации исполнителей.

           Ведущий специалист по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству разрабатывает график проверки хода выполнения документа, знакомит с ним исполнителя.

          2. Каждый понедельник всем специалистам администрации поселения, другим исполнителям передается подготовленная   информация о письменных поручениях, срок исполнения которых истекает  на текущей неделе (с понедельника по воскресенье включительно). В течение недели специалисты информируют Главу  Топилинского сельского поселения " накануне или в день истечения указанного срока об исполнении конкретного поручения.

          Снятие с контроля письменных поручений согласовывается соответствующим должностным лицом, ответственным за исполнение поручения, с Главой   Топилинского сельского поселения  и при  получении согласия Главы  на снятие с  контроля на материалах поручения или листках поручений указанным должностным лицом, ответственным за исполнение поручения, ставится виза: «Снять с контроля по согласованию с Главой   Топилинского сельского поселения, дата и подпись. Этот  материал  является основание для снятия  поручения с контроля.

          В случае невозможности исполнения поручения в указанный срок вопрос о его продлении решается с Главой  Топилинского сельского поселения  не позднее чем за 2 дня до его истечения и при  положительном решении сообщается  для соответствующей корректировки срока исполнения.

          В пятницу ведущий специалист по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству на основании данных, представленных исполнителями  до 12 часов, готовит Главе Топилинского сельского поселения информацию о неисполненных  письменных поручениях. Такая информация передается  и должностным лицам, ответственным за исполнение  поручений.

          4. Каждый понедельник после планерки ведущий специалист по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству оформляет протокол совещания у Главы  Топилинского сельского поселения,  в котором указываются устные поручения, сроки их исполнения и ответственные за исполнение.

          Письменная информация об исполнении поручений протокола, объемом не более 1 страницы, передается  исполнителем  Главе Топилинского сельского  поселения.

ХII. Порядок представления к награждению
государственными наградами Российской Федерации

1. Государственные награды Российской Федерации являются высшей формой поощрения граждан за выдающиеся заслуги перед государством и народом.

2. Ходатайства о награждении государственными наградами возбуждаются в коллективах предприятий, учреждений, организаций независимо от их организационно-правовых  форм , либо Главой  Топилинского сельского поселения.

Ходатайство адресуется Главе Администрации (Губернатору) области, оформляется на бланках организации, подписывается руководителем. В нем кратко указываются мотивы представления к награждению государственной наградой и наименование награды.

3. Кандидатура представляемого к награждению согласовывается с Главой Администрации района. После согласования наградных документов у заместителей Главы Администрации (Губернатора) области, курирующих соответствующие отрасли, документы передаются в отдел по государственным наградам и обеспечению социальных гарантий государственных служащих Администрации области для проверки правильности оформления и передачи на  рассмотрение Главой Администрации (Губернатором) области.

ХIV. Порядок публикаций официальных материалов и
работы с опубликованными критическими материалами
в средствах массовой информации

 Глава  Топилинского сельского поселения , специалисты, а также руководители муниципальных и бюджетных организаций не позднее двух недель со дня опубликования критических материалов направляют в соответствующие средства массовой информации итоги рассмотрения публикаций.

Контроль за своевременным направлением  ответа на выступление в СМИ,  организационные вопросы по взаимодействию со средствами массовой информации по вопросам их деятельности осуществляются ведущим специалистом по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству.

ХV. Порядок подготовки и проведения совещаний
в Администрации Топилинского сельского поселения.

1. Дата проведения совещаний по различным направлениям деятельности определяется  Главой  Топилинского сельского поселения  . Они (совещания) предусматриваются в планах работы.

2. Ответственность за подготовку совещания, утверждение плана подготовки и порядок  проведения совещания   возлагается на должностных лиц, принявших решение о его проведении.

3. Подготовка необходимых материалов (доклад, информации, справки, список участников, проект решения и т. д.), план подготовки, порядок проведения, составление протокола поручений совещания, а также приглашение и регистрация участников совещания возлагаются на специалистов администрации, которые проводят совещание согласно плану подготовки. 

ХVI. Порядок оформления отпусков работникам
 Администрации Топилинского сельского поселения. 

1. Заявления на отпуск работниками Администрации поселения пишутся на имя Главы Топилинского сельского поселения  и оформляются распоряжением по кадрам  Главы  Топилинского сельского поселения.

2. Работники  Администрации   согласовывают заявления на отпуск с  Главой  Топилинского сельского поселения   с последующей передачей заявлений ведущему  специалисту по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству для оформления распоряжения по кадрам.

3. Подготовку распоряжения,  направление должностным лицам копий распоряжения обеспечивает ведущий специалист по регистрационному учету архиву, кадровой работе и делопроизводству.

  Время ежегодного и дополнительного отпуска за выслугу лет устанавливается для каждого сотрудника в соответствии с Законом о муниципальной службе.

График отпусков составляется на каждый календарный год до 15 декабря, утверждается Главой  Топилинского сельского поселения .

ХVII. Порядок получения разрешения и оформления
командировок работникам  Администрации Топилинского сельского поселения.

  1.Разрешение на выезд работников   Администрации поселения за пределы  (в пределах области) согласовывается с Главой  Топилинского сельского поселения.

2. Выезд работников за пределы области оформляется распоряжением  Главы Администрации  поселения.

Согласованное и подписанное распоряжение  на командировку является основанием для оформления командировочного удостоверения.

3. Оформление командировочных удостоверений осуществляет ведущий  специалист по регистрационному учету, архиву кадровой работе и делопроизводству.

4. Подписывает командировочные удостоверения Глава  Топилинского сельского поселения , отметки об убытии, прибытии ставит ведущий   специалист по регистрационному учету, архиву кадровой работе и делопроизводству.

5. По возвращении из командировки работник  в течение трех рабочих дней обязан отчитаться в бухгалтерии о командировочных расходах, а также предоставить непосредственному руководителю информацию о проделанной в командировке работе.

ХVIII. Печати, бланки и штампы

 На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

 В Администрации Топилинского сельского поселения  имеются следующие печати:

  1. Гербовая печать -  для нотариальных действий,
  2. печать «Администрация Топилинского сельского поселения»-

ставится  на  банковских  документах,  договорах   и нормативных актах, подписываемых Главой  Топилинского сельского поселения,

  3.   печать «Для документов» Администрации  Топилинского сельского поселения.

 Печати хранится в сейфе у ведущего спецциалиста по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству.

 Бланки документов, применяемые в Администрации поселения, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Фирменные бланки Главы Топилинского сельского поселения   подписывает только Глава  Топилинского сельского поселения.

Документы, подписываемые  администрацией поселения, печатаются на бланках с угловым штампом «Администрация Топилинского сельского поселения ».

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

Бланки и штампы должны храниться в сейфах или закрытых шкафах.

ХIХ. Выполнение машинописных,
копировально-множительных работ

1. Печатание и копирование (тиражирование) документов осуществляется на компьютерах.

2. Тексты писем печатаются на  бланках установленного образца.

3. Рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, тщательно отредактированы, выполнены фиолетовыми, черными или синими чернилами (пастой) и завизированы исполнителем.

Специалисты вправе не принять для печатания материал, написанный или правленый неразборчивым почерком,  карандашом.

Не принимаются в печать документы, не подписанные автором.

4. Отредактированные проекты писем печатают на простом листе бумаги и только после согласования текста с руководителем, подписывающим документ, оформляются на необходимом бланке через 1,5 интервала.

Материалы, подлежащие дополнительному корректированию, печатаются в одном экземпляре через 2 интервала.

5. Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.

6. В конце отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

7. На копирование передаются первые экземпляры (подлинники) отпечатанных материалов или качественно исполненные копии. Работник, осуществляющий копирование, ведет учет выполненных работ.

Не подписанный или не завизированный материал к тиражированию  не принимается.

 8. Работа с секретными документами ведется специалистом по мобилизационной работе.

ХХ. Порядок оформления документов к сдаче в архив
и использование архивных документов

1. Документы находятся в делах текущего делопроизводства согласно Номенклатуре дел, после чего сдаются в архивную службу района.

Документы со сроками хранения до 3 лет могут в архив не сдаваться, а храниться в Администрации поселения.

2. Оформление дел для передачи в архивные учреждения проводит ведущий специалист по регистрационному учету, архиву кадровой работе и делопроизводству.

3. Контроль за своевременным оформлением дел для передачи в архивное учреждение и ответственность за передачу необходимых документов несет ведущий специалист по регистрационному учету, архиву кадровой работе и делопроизводству.

4. Дела постоянного срока хранения переплетаются, нумеруются. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела можно хранить в скоросшивателях, листы не нумеруются.

На все завершенные делопроизводством дела постоянного и временного хранения и дела по личному составу (75 лет хранения) у ведущего специалиста по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству   составляются описи. Дела временного срока хранения хранятся в Администрации в запирающихся шкафах; дела по личному составу – у ведущего специалиста по регистрационному учету, архиву, кадровой работе и делопроизводству; дела  постоянного срока хранения  передаются  в  архивную службу.

При приеме особо ценных документов в делах проверяется количество листов. Вместе с делами в архивные учреждения передаются и регистрационно-контрольные картотеки на документы.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел несет ведущие специалист по регистрационному учету, архиву кадровой работе и делопроизводству.

5. Передача дел в  архивную службу осуществляется ежегодно по графику, составленному МУ «Архивная служба Семикаракорского района».

6. Документы, находящиеся на хранении в Администрации поселения, предоставляются работникам Администрации поселения только в здании  Администрации поселения  под расписку.

В необходимых случаях по архивным делам выдаются копии, архивные справки и архивные выписки, соответствующим образом заверенные.

7.Постановления, распоряжения,  Главы  Топилинского сельского поселения  передаются  в архивную службу.

Материалы по обращениям граждан хранятся в Администрации поселения.

8. Передача дел постоянного срока хранения осуществляется по описям. Осуществляют эту работу ведущий специалист по регистрационному учету, архиву кадровой работе и делопроизводству.

ХХI. Дежурство в Администрации Топилинского сельского поселения.

 Организация дежурства в Администрации района: составление графика дежурства, назначение дежурных, их инструктирование возлагаются на специалиста  по вопросам мобилизационной подготовки, пожарной безопасности ГО и ЧС.

Ответственность за правильное (в соответствии с требованиями инструкции дежурного) исполнение обязанностей дежурного в равной степени несут все специалисты.

ХХII. Внутренний распорядок и создание необходимых
условий для работы сотрудников аппарата

1. Прием, увольнение, осуществление прав и исполнение обязанностей работниками Администрации поселения регламентируется  нормативными  документами.

2. Ответственность за организацию работы сотрудников Администрации, соблюдение ими правил внутреннего распорядка возлагается на Главу и специалистов администрации.

3. Время начала, окончания работы и перерыва для отдыха и питания устанавливается следующее:

начало работы - 8.00;

перерыв - с 12.00 до 13.00;

окончание работы - 17.00.

В предпраздничные дни рабочий день заканчивается в 16.00.

4. Все сотрудники Администрации обязаны сообщать   Главе  Топилинского сельского поселения    об отъезде в командировку, об уходе в отпуск, об отсутствии в связи с болезнью.

5. Учет  использования рабочего времени  ведут уполномоченные на то работники. Табель учета выхода на работу,   в установленные сроки передается в бухгалтерию.

6. За добросовестное отношение к работе с учетом эффективности и качества работы работники аппарата по ходатайству руководителя структурного подразделения аппарата  могут быть премированы и им  может оказываться материальная помощь.

Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам  Администрации Топилинского сельского поселения   регламентируются распоряжениями   Главы Топилинского сельского  поселения.

7. За допущенные нарушения трудовой и служебной дисциплины, к работнику могут применяться меры дисциплинарного воздействия, вплоть до освобождения от занимаемой должности.

8. Материально-техническое обеспечение сотрудников возлагается на финансовый отдел Администрации поселения, который организует получение канцтоваров, оргтехники.

Размещен: 28 February 2015 02:10:38 | Изменен: 28 February 2015 02:15:42